Accordo sul trattamento dei dati

Titolare del trattamento: il cliente che accetta i Termini di servizio (“tu”).

• Oggetto: trattamento dei dati personali contenuti nel materiale che carichi e in ciò che il Servizio genera a partire da esso, al fine di eseguire simulazioni, generare report e rispondere nelle chat.
• Natura: conservazione, analisi mediante modelli di AI, anonimizzazione e sostituzione dei nomi quando le attivi, generazione di output, cancellazione.
• Interessati: le persone nominate o descritte nel tuo materiale.
• Categorie di dati: qualsiasi dato contenuto nel tuo materiale, tipicamente nomi, ruoli, opinioni e dichiarazioni. Non devi caricare categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali, salvo che tu disponga di una base giuridica e ce lo abbia comunicato per iscritto.
• Durata: per tutta la durata del contratto e, per ciascuna simulazione, fino alla cancellazione della simulazione stessa o del tuo account.

Trattiamo i dati soltanto su tua istruzione documentata, costituita dai Termini di servizio, dal presente accordo e dalle impostazioni che scegli nel Servizio (ad esempio eseguire una simulazione, crearne una variante o cancellarla, attivare l'anonimizzazione o i nomi di fantasia). Se riteniamo che un'istruzione violi la normativa in materia di protezione dei dati, te ne informiamo. Non utilizziamo il tuo materiale per nessun'altra finalità e non lo utilizziamo per addestrare modelli di AI.

Accedono ai dati soltanto il responsabile del trattamento e le persone da lui autorizzate, e solo nella misura necessaria a fornire il Servizio o a darti assistenza. Tutte le persone che vi hanno accesso sono vincolate alla riservatezza.

• Cifratura di tutto il traffico con HTTPS (TLS).
• Verifica lato server di ogni richiesta rispetto alla sessione di accesso; simulazioni, report, chat e aggiornamenti in tempo reale sono accessibili solo all'account che li ha creati.
• Risposte AI in cache tenute separate per ciascuna simulazione e cancellate insieme a essa.
• Database e applicazione non raggiungibili direttamente da internet; firewall aperto solo per il sito web, l'API e l'amministrazione.
• Archivio in memoria protetto da password, scritto anche sul disco del server per conservarne il contenuto dopo un riavvio; le voci scadono automaticamente e vengono cancellate insieme alla relativa simulazione.
• Limiti alla frequenza delle richieste, intestazioni HTTP di sicurezza, monitoraggio dell'utilizzo dell'AI con avvisi automatici.
• Anonimizzazione e nomi di fantasia facoltativi, descritti nell'Informativa privacy.

Ci autorizzi in via generale a ricorrere ai sub-responsabili indicati di seguito. Ti informiamo via email prima di aggiungerne o sostituirne uno, e puoi opporti entro 15 giorni; se non possiamo accogliere l'opposizione, puoi recedere dal contratto. Imponiamo a ciascun sub-responsabile obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo.

I fornitori di AI possono conservare richieste e risposte per un periodo limitato a fini di sicurezza e di monitoraggio degli abusi, come descritto nell'Informativa privacy.

Se una persona ci chiede di esercitare i propri diritti in relazione ai dati contenuti nel tuo materiale, ti inoltriamo la richiesta senza ritardo e non vi diamo riscontro direttamente, salvo tua istruzione. Il Servizio ti consente di trovare, esportare e cancellare le tue simulazioni; per tutto il resto ti assistiamo nella misura ragionevolmente possibile.

Ti informiamo senza ingiustificato ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione che riguarda i tuoi dati, fornendoti le informazioni a nostra disposizione (che cosa è accaduto, dati e persone interessati, probabili conseguenze, misure adottate), e ti teniamo aggiornato, affinché tu possa adempiere ai tuoi obblighi ai sensi degli articoli 33 e 34 del GDPR.

Quando cancelli una simulazione, questa viene eliminata immediatamente e definitivamente insieme al relativo materiale di partenza, alla tabella di anonimizzazione, agli agenti, alle memorie, al grafo della conoscenza, alle chat e ai report. Alla cessazione del contratto o alla cancellazione del tuo account, tutte le tue simulazioni vengono eliminate allo stesso modo. Le registrazioni dei costi AI sono conservate solo senza alcun collegamento con te. Se desideri una copia dei tuoi dati, esportala prima della cancellazione.

Mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo e consentiamo attività di revisione da parte tua o di un revisore da te incaricato, vincolato alla riservatezza, con un preavviso scritto di almeno 30 giorni, durante l'orario lavorativo e senza interferire con il Servizio. Ciascuna parte sostiene i propri costi.

Domande sul presente accordo: privacy@visionswarm.it.